キャパオーバーの状態で仕事を続けるリスクと向き合い方を徹底解説

キャパオーバーで仕事を続けることの危険性と向き合い方
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猫の手も借りたいほど仕事がいっぱいでどうにもならない!キャパオーバー!

なんて状態に陥ってるあなた。仕事のことでいっぱいいっぱいで他のことを考える余裕すらない状態は非常に危険です。

自分の手に負えないくらい仕事を任されることは信頼されている証でもあるので光栄なことに代わりないですが、自分にガタがきてしまってはどうにもなりません。

今のうちになんとか対処すべく、このままキャパオーバーな状態を続けるリスクや抜け出し方について知っておきましょう。

仕事が忙しい毎日を抜け出すため実践してほしい13のこと。

2018.06.06

キャパオーバーな状態を続ける3つのリスク

ポン太
僕も毎日残業続きで正直猫の手も借りたい状態が続いてるけど、こんな毎日が続くと頭がおかしくなりそうだよ

精神的なダメージの蓄積

本来であれば長時間働いた疲れは肉体的な部分にいくはずですが、自分のできる範囲を超えてますから精神的な部分のダメージも大きくなります。

キャパオーバーの状態が続いていると心に余裕がなくなるので、昼休憩など休んでいるつもりでも常になにかに追われているような感覚で過ごすことでしょう。

これでは効果的な休息を取れているとは言えないのでダメージは蓄積するばかりか、最悪のケースだと職場に復帰できないほど大きな傷を負うことも珍しくありません。「自分に限って・・・」なんて思えるうちが吉。自覚がないうつ病患者だって少なくないのです。

創造性の低下

流れ作業のように淡々とこなす仕事ももちろん存在しますが、一手間加えたり、工夫をすることでスピードが早くなったり良いモノが出来上がるのが仕事の醍醐味です。

しかし、とにかく仕事を早く終わらそうと思うがあまり、創造性の部分がかけてしまい良い仕事ができない。考えずにただ終わらすことが仕事になってしまっている

これでは仕事の質を下げると同時に、仕事の楽しみ、そして時には自分の成長の妨げにもなり兼ねます。仕事量をこなしても、成長がありませんからまったく自分のためになりません。

雑用ばかりの仕事に危機感を感じるべき理由。将来を本気で考えよう

2018.06.17

信頼の低下

仕事がないより仕事がある方がまだマシです。忙しいときはそんなことを思える余裕がないのもわかりますが、現実的に仕事が回ってこないことほど虚しいことはありません。

今でこそ仕事がまわってきていますが、キャパオーバーの状態で仕事をし続けていて、仕事の質の低下や確認の不十分などが起これば、信頼は一気に失い兼ねないです。「信頼を失うのは一瞬、取り戻すのは一生」なんて言うように、信頼を得るのは難しいのに失うときは一瞬。

仕事が多く回ってくる今は信頼がある証でもあるので、1度その信頼を獲得するところから、信頼され続けるにはどうすればいいか?なんてことを考えてみてはいかがでしょうか?

信頼を得ることも大切ですが、得た信頼を持ち続けることも大切ですよ!

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2018.06.27

新規の仕事を断ることも仕事のうち

仕事は引き受けてなんぼ、引き受けた仕事はこなしてなんぼ、なんて思いがちですが、仕事を丁寧に断ることも仕事なのです。これはキャパオーバーの状態を作らないようにする自分のためでもありますが、何よりも仕事を依頼してくれた相手のためでもあります。

キャパオーバーゆえ、あなたがベストなパフォーマンスで頼まれた仕事に取り組めなくて困るのは誰ですか?万が一、頼まれていた日にちに仕事が終わらなかったら困るのは誰ですか?

そんな状況に追い込まれてしまってるあなたが困るのは間違いないですが、1番困るのはあなたに仕事を振ってくれた人です。

あなたがどれだけの仕事量をこなしていようと、頼んだ人は残念ながら結果しか見てくれません。「忙しいから雑な作業になってもしょうがないか」とはいかないのです。

自分のことでいっぱいいっぱいでしょうが、そんな時ほど相手のことを考えて仕事に取り組んでみるといいでしょう。すると自ずと、相手のために仕事を断るべき時がわかってくるはずです。

仕事を断るときは誠意は見せよう

断ることも仕事ですが、「できません」「やれません」「忙しいです」の一点張りでは相手も気持ちのいいものではありません。最低限の誠意を伝えることで角が立たずに次に繋げることができるのです。

仕事を頼んでくれたことには感謝する

上記でも述べてきましたが、仕事を頼んでくれるというのは信頼があるという証です。その信頼に対してのお礼は断る際も必ず伝えるようにしましょう。

【感謝の気持ちを伝える例】

・仕事を頼んでいただきありがとうございます!ぜひ取り組みたいところなのですが、先約のタスクがいっぱいで引き受けてしまうとご迷惑かけかねません。そのため今回は引き受けられないです。誠に申し訳ありません。

他の手段を提案することも大事

感謝を伝えるとともに、他の手段まで提案できるとさらに印象はよくなります。今仕事を引き受けることは難しいけど、できることなら協力したいという姿勢を見せれるためです。

【他の手段を提案する例】

・明日の何時以降でしたら取り組むことができるのですがいかがですか?

・もし急ぎってことでしたら、〇〇というアプリを使ってみたらいかがです?かなり使い勝手がよく人間が1から取り組むより効率よく進むと思います!使いかたで不明点あれば言ってくださいね!

・スケジュール上、全部は難しいのですが〇〇〜〇〇なら対応できます!それでもよろしいですか?

キャパを広げる方法は、「時間+一点集中」

断ることも大事ですが、できるのであれば断りたくないですし、信頼を落とさぬまま評価をあげたいところですよね。そのためには今以上に自分のキャパを広げなくてはなりません。

ずばり、今以上のキャパを広げるのに重要なことは”時間を意識すること” と “一点集中でタスクに取り掛かる” ことです。時間は有限ですからね。

10の仕事を与えれようと20の仕事を与えられようと1日24時間、労働時間は原則8時間と限りがありますから、そのうちの何時間をAという仕事にあてて、何時間をBという仕事にあてるか?とスケージュールを立てたり自分なりに所要時間・目標時間を1つ1つのタスクに対して明確に設けるようにしましょう

キャパオーバの人に限って自分が抱えているタスクや所要時間を把握できていないので、常にあれもこれもという状態で仕事をしてしまい効率が悪く自分で自分で苦しめがちです。

会社員がゆえ、自分勝手に1つことだけをやり続けることは難しい気持ちもわかりますが、せめて9時〜11時までの2時間はAというタスクのことだけに集中して終わらそう。という具合に、時間+一点集中で取り組むましょう。

コツコツですが、結果的に1つ1つタスクが片付いていくので自分のキャパシティーを広げる上では重要なことなのです。

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