「仕事の引き継ぎの仕方がわからない。何から伝えていけばいいのだろう？」
と悩んでる人も多いでしょう。仕事を辞める→引き継ぎなんて流れは人生でそう多くは経験しないことですから、わからなくて当たり前です。
会社にマニュアルはあるものの、「マニュアル見ればわかるから！」だけでは引き継ぎが完了しないところがまた難しいですね。
今日はそんな引き継ぎの難しさに直面している人に向けて、これとこれはやっておくべき！注意するべき！なんてことを詳しく説明していきます。
この記事の目次
引き継ぎに必要なのは「相手にメモらせずに資料を作る」こと
メモを取ることは重要なことですし、メモを取りながら必死に話しを聞く姿勢は非常に好印象です。
しかし、大事なのは相手にメモをとらすことではなく、仕事を完全に伝えること。残念ながらメモを取ることを強要して仕事の全体像を伝えられてなくては意味がありません。
あらかじめ、後任の人が後からでも確認できる資料は用意しておくことは重要ですが、メモをとらせて仕事を引き継いだつもりになるほど無責任なことはありませんから、勘違いをしないようにしましょう！
資料に書くべきこと1「全体像」
自分が所属する部署、自分に与えられてる仕事、今回引き継がれる業務の、全体像を把握できている人は以外と少ないでしょう。
あなたのポジションは、果たしてどこからどこまでを担当していますか？
引き継ぎでは、その仕事の全体像をまず伝えてあげましょう。野球のルールも知らない国の人に、バントの極意をひたすら叩き込んでも、使う機会がわかりませんから全く生きません。
それと同じで、最初になんとなくでもいいから後任の人に仕事の全体像を理解してもらうことが重要になります。
1日のスケジュール表を1週間分集め、見せてあげると、なんとなく仕事の全体像は理解してもらえるでしょう。
資料に書くべきこと2「トラブルの対処法」
全く仕事について理解がない後任が担当することはまず少ないです。
後任に選ばれるくらいですから、会社の中でも近い仕事をしていた人など少なからず知識がある人に引き継ぎを行うことになるでしょう。
となると基本的な業務は慣れ・不慣れな問題で解決できるので、先ほどの全体像をしっかり伝えいれば問題がありません。
ただ、そのポジション特有なトラブルはつきものですから、今まで自分が経験してきたトラブル一覧を資料にまとめ、1つ1つ対処法を記載してあげましょう。
また、PCのトラブル対処法などは、webサイト上にたくさん情報がありますから、自分が参考になったサイトのURLやYoutube動画のリンク等をまとめてクラウド上で共有するのもいいでしょう。
自分が説明するより、webライターが書いた解決方法のほうがわかりやすいなんてこともありますから、自分で細かく説明するよりも効率的で相手に喜ばれるはずです。
資料に書くべきこと3「関係者情報」
いくら自分で任されているポジションがあると言えど、会社に属している限り1人では仕事ができませんし、1人で抱え込む必要はありません。お客さんがいて上司がいて同僚がいて1つの仕事が成り立っているのです。
そのためにも、自分の仕事に携わる関係者の情報はまとめておきましょう。
トラブル対処法に似ていますが、「システムエラーの際はAさんに相談」「予算の相談はBさんを通す」「進捗についてはCさんと共有しておくと効率よく業務が進む」等があると仕事だけではなく、人間関係の部分まで良好な関係を気づきつつ引き継ぎができます。
もちろん会社以外の人間関係についても記載しておきましょう。
引き継ぎの連絡はあらかじめしていると思いますが、後任の人がしているわけではないので、実質取引先と後任の人は面識のない他人です。
ここでは赤の他人スタートでは業務に支障が出かねないので、取引先の担当さんの情報や特徴などをわかりやすくまとめておくといいでしょう。
引き継ぎをする際に注意するべきこと
ここまで資料に残しておくべきことについて話していきましたが、以下では引き継ぎをする際に特に気をつけるべきことを記載して行きます。
1から10までを伝えることが全てではない
丁寧に引き継ぎを行い、資料を作って何から何まで伝えるのは一見大切なことに感じるでしょうが、全部が全部自分のやり方を押し付けるのは仕事としては好ましくありません。
今後は、後任の人が責任を持ってあなたのポジションを引き継いてでくれるのですから、後任の人なりのやり方や効率化も尊重してあげましょう。
何も今の自分のやり方が全てではなく、人それぞれやり方や考え方があると理解した上でやっていかないと、気持ちよく引き継ぎは行えません。
上司にも引き継ぎを行うことを忘れない
直属の上司が自分の仕事を理解してるものだと思ったら大間違い。
上司は人の管理（マネジメント）が仕事ですから、1人1人の仕事の細かい点までは把握していないのです。
引き継ぎ期間を設けたことによって、後任の人が仕事を問題なく全うできると理解しているはずですから、あらかじめ上司に後任の人の
- 仕事の理解度
- 今後考えられるトラブル
- つまづくであろうポイント
などは伝えておきましょう。
細かい仕事の中にも慣れが必要な業務があったり、理解まで時間がかかることは間違いなく存在します。
これは今までその仕事をやってきた人にしかわからないことなので、上司に伝えてあげることで、後任の人が助かるケースもあるでしょう。
あなたにとっては引き継ぐことがメイン業務でも、相手からしたらこれから引き継いだ業務を実践して初めてスタートです。
その点を理解して、周囲も巻き込めるとなおいいでしょう。
引き継ぎは方法じゃない！思いやりが全て！
ネットで引き継ぎ方法を調べると、「引き継ぎマニュアルの作り方」なんて記事や、かしこまったダウンロード用のフォーマットが出てきますが、それに書いてある項目を埋めるだけでは引き継ぎとは言えません。
そのような書類を仕上げることで、引き継いだ感は出るかもしれませんが、相手が理解して、自分が退いた後に業務を問題なく進められて初めて引き継ぎは完了するのです。
そこまでを見据えて資料作りに励むのが引き継ぎであり、思いやりと言います。
引き継ぎ書を書けば業務上は仕事を全うしてるかもしれませんが、後任の人のことを考えて、自分なりの精一杯の思いやりで資料をまとめましょう。
引き継ぎに加え退職の際にめんどくさいことの対処法
引き継ぎについてここまで書いていきましたが、いかがだったでしょうか？
引き継ぎ以外にも会社を辞めるとなると、ここから書類の提出や転職先が決まっている人は転職先に持っていく書類の用意をあらかじめ会社にもらえるように伝えて置く等、以外にもめんどくさい処理は多いです。
何社も経験しているスタッフが近くにいればいいものの、そんなに都合よく相談できて何でも知っている人はいないので、以外に書類関係を辞めたあとに取りにいった、、、電話で伝えて郵送してもらった、、、なんて人が実は多いです。
筆者の経験論ですが、そんな場合は転職支援サービスのキャリアコンサルタントさんに相談しつつ進めるのがいいですよ！
仮にまだ転職先が見つかっておらずこれから探す！なんて方は一切お金がかからず利用できるので特におすすめです。
筆者が利用したリクルートエージェント等は、もちろんその名の通り転職先を見つけてあげること、いわば人が欲しい企業と仕事が欲しい求職者をマッチングさせることが仕事のように理解されています。
ただ、これは半分正解だけど、半分不正解で、転職支援サービスの役割は仕事を見つけてあげることではなく、仕事を見つけて、その仕事を続けてもらうこと。というの1つのゴールとしてあります。
なので、転職後、スムーズに会社へ馴染めるよう退職の書類や、必要なものの調査等をあらかじめ転職先企業と調整をして助言をくれるわけです。
会社によっては、ここで必要とされる資料は異なりますし、転職前の企業に用意してもらわなくてはいけない資料も必ずありますから、転職だけでなく退職のコンサルもサービスに含まれています。（転職支援サービスであるがゆえ言及はしていませんが、、、）
なので、今から転職活動を考えている人からしてみれば、一石二鳥とも言えるサービスな訳です。
筆者が利用したリクルートエージェントであれば、平日21時〜の電話面談も可能ですし、土日の対応も可能なので、退職前でバタバタ忙しい、、なんて人も、電話を通じて色々相談することができます。
実際に筆者も21時〜の電話やメールでやりとりをしていましたが、担当のキャリアコンサルタントさんと相談をして、なんとか前職を辞める前に転職先を決めることができて、よく言われるキャリアの空白時間をなくすことができました。
リクルートであれば大手企業がゆえ、相談してくれるキャリアコンサルタントの数が業界トップクラスで、自ずと自分のキャリアや業種に近い人が担当になってくれますので、とにかく話しが早いです。
企業の人手不足が深刻化し、転職支援会社が多く存在する今だからこそ、リクルートのような大手企業のサービスレベルの高さや質という面は改めて評価されていますし、筆者も実際の利用者として多いに感じました。
結果論ではありますが、転職先が見つかったことに加え、年収も150万ほどアップした経緯もありますので、もし会社の退職が決まって、引き継ぎを行なっているけど次の勤め先が決まってない！なんて人はリクルートエージェントに相談するといいでしょう。
相談しても、仮にそのあと転職先が決まって、リクルートであればお金が一切かかることはないので、安心して利用できますよ！
転職エージェントおすすめ3選
転職エージェント選びに困っている人向けに、転職エージェントを厳選しました。
豊富な求人数『リクルートエージェント』
転職エージェント大手の『リクルートエージェント』。転職実績や豊富な案件から、登録しておいて損はないでしょう。
・転職実績No.1
・非公開求人数10万件以上
・手厚いサポート
→面接力向上セミナー、職務経歴書エディターなど
求人の質を求めるなら『doda』
『doda』もリクルートエージェントに負けず劣らず非公開求人が多数な転職エージェント。キャリアカウンセリングを実施しているので、今すぐに転職をする気がない人もキャリアの相談をしてみましょう。
・非公開求人含む約10万件の求人
・キャリアカウンセリングあり
・年収査定可能
『type転職エージェント』
『type転職エージェント』は営業、エンジニアに強く、大手企業とのつながりが強いことが特徴。また、年収交渉に強く、あなたの納得のいく勤務条件に近づけてくれるよう努めてくれます。
・約80%が非公開求人
・年収交渉、条件交渉など各種交渉に強い
