仕事の引き継ぎの仕方がわからない!人に迷惑をかけずに仕事を辞める方法

人に迷惑をかけずに仕事をやめる方法
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「仕事の引き継ぎの仕方がわからない。何から伝えていけばいいのだろう?」

と悩んでる人も多いでしょう。仕事を辞める→引き継ぎなんて流れは人生でそう多くは経験しないことですから、わからなくて当たり前です。

会社にマニュアルはあるものの、「マニュアル見ればわかるから!」だけでは引き継ぎが完了しないところがまた難しいですね。

今日はそんな引き継ぎの難しさに直面している人に向けて、これとこれはやっておくべき!注意するべき!なんてことを詳しく説明していきます。

引き継ぎに必要なのは「相手にメモらせずに資料を作る」こと

メモを取ることは重要なことですし、メモを取りながら必死に話しを聞く姿勢は非常に好印象です。しかし、大事なのは相手にメモをとらすことではなく、仕事を完全に伝えること。残念ながらメモを取ることを強要して仕事の全体像を伝えられてなくては意味がありません。

あらかじめ、後任の人が後からでも確認できる資料は用意しておきましょう。もちろん会社のマニュアルとは別のものです。

資料に書くべきこと1「全体像」

自分が所属する部署、自分に与えられてる仕事、今回引き継がれる業務の、全体像を把握できている人は以外と少ないでしょう。あなたのポジションは、果たしてどこからどこまでを担当していますか?

引き継ぎでは、その仕事の全体像をまず伝えてあげましょう。野球のルールも知らない国の人に、バントの極意をひたすら叩き込んでも、使う機会がわかりませんから全く生きません。

それと同じで、最初になんとなくでもいいから後任の人に仕事の全体像を理解してもらうことが重要になります。

1日のスケジュール表を1週間分集め、見せてあげると、なんとなく仕事の全体像は理解してもらえるでしょう。

資料に書くべきこと2「トラブルの対処法」

全く仕事について理解がない後任が担当することはまず少ないです。後任に選ばれるくらいですから、会社の中でも近い仕事をしていた人など少なからず知識がある人に引き継ぎを行うことになるでしょう。

となると基本的な業務は慣れ・不慣れな問題で解決できるので、先ほどの全体像をしっかり伝えいてれば問題がありません。

ただ、そのポジション特有なトラブルはつきものですから、今まで自分が経験してきたトラブル一覧を資料にまとめ、1つ1つ対処法を記載してあげましょう。

また、PCのトラブル対処法などは、webサイト上にたくさん情報がありますから、自分が参考になったサイトのURLやYoutube動画のリンク等をまとめてクラウド上で共有するのもいいでしょう。

自分が説明するより、webライターが書いた解決方法の方がわかりやすいなんてこともありますから、自分で細かく説明するよりも効率的で相手にも喜ばれるでしょう。

資料に書くべきこと3「関係者情報」

いくら自分で任されているポジションがあると言えど、会社に属している限り1人では仕事ができませんし、1人で抱え込む必要はありません。お客さんがいて上司がいて同僚がいて1つの仕事が成り立っているのです。

そんためにも、自分の仕事に携わる関係者の情報はまとめておきましょう。

トラブル対処法に似ていますが、「システムエラーの際はAさんに相談」「予算の相談はBさんを通す」「進捗についてはCさんと共有しておくと効率よく業務が進む」等があると仕事だけではなく、人間関係の部分まで良好な関係を気づきつつ引き継ぎができます。

もちろん会社以外の人間関係についても記載しておきましょう。引き継ぎの連絡はあらかじめしていると思いますが、後任の人がしているわけではないので、実質取引先と後任の人は面識のない赤の他人です。

ここでは赤の他人スタートでは業務に支障が出かねないので、取引先の担当さんの情報や特徴などをわかりやすくまとめておくといいでしょう。

引き継ぎをする際に注意するべきこと

1から10までを伝えることが全てではない

丁寧に引き継ぎを行い、資料を作って何から何まで伝えるのは一見大切なことに感じるでしょうが、全部が全部自分のやり方を押し付けるのは仕事としては好ましくありません。

今後は、後任の人が責任を持ってあなたのポジションを引き継いてでくれるのですから、後任の人なりのやり方や効率化も尊重してあげましょう。

何も今の自分のやり方が全てではなく、人それぞれやり方や考え方があると理解していく上でやっていかないと、気持ちよく引き継ぎは行えません。

上司にも引き継ぎを行うことを忘れない

直属の上司が自分の仕事を理解してるものだと思ったら大間違い。上司は人の管理(マネジメント)が仕事ですから、1人1人の仕事の細かい点までは把握していないのです。

引き継ぎ期間を設けたことによって、後任の人が仕事を問題なく全うできると理解しているはずですから、あらかじめ上司に後任の人の”仕事の理解度”や”今後考えられるトラブル””つまづく点”などは伝えておきましょう。

細かい仕事の中にも慣れが必要な業務があったり、理解まで時間がかかることは間違いなく存在します。これは今までその仕事を全うしてきた人にしかわからないことなので、上司に伝えてあげることで、後任の人が助かるケースもあるのです。

そこまで責任を持って引き継げると後任の人にも感謝され、業務がしやすい環境を用意してあげられるでしょう。

引き継ぎは方法じゃない!思いやりが全て!

ネットで引き継ぎ方法を調べると、「引き継ぎマニュアルの作り方」なんて記事や、かしこまったダウンロード用のフォーマットが出てきますが、それに書いてある項目を埋めるだけでは引き継ぎとは言えません。

そのような書類を仕上げることで、引き継いだ感はでるかもしれませんが、相手が理解して、自分が退いた後に業務を問題なく進められて初めて引き継ぎは完了するのです。

そこまでを見据えて資料作りに励むのが引き継ぎであり、思いやりと言います。

引き継ぎ書を書けば業務上は仕事を全うしてるかもしれませんが、後任の人のことを考えて、自分なりの精一杯の思いやりで資料をまとめましょう。

仮に退職が理由で引き継ぎを行っている場合は、転職支援サービスを利用すると、プロのキャリアコンサルタントが相談にのってくれます。仕事を辞めることも転職活動の1つとコンサルタントも理解してますから、転職を探すサポートだけではないのです。

思いやりが大切とわかっても、まだまだ何をしたらいいのかわからない、同時にこれから先の仕事が決まってない、なんて場合は転職支援サービスに登録して相談してみるといいでしょう。いくら利用してもお金が発生することはありませんから、損することはまずないです。

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