【効率重視】仕事が忙しい毎日を抜け出すために実践してほしい13のこと

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仕事が忙しい毎日が続き、イライラしてしまっている人も多いのではないでしょうか?

忙しい→イライラ→仕事が捗らない→また忙しくなる→イライラ→仕事が溜まっていく

なんて具合に、ただでさえ業務が多いのにイライラという感情が加わって効率を悪くしてしまい、更に忙しい状況を作り出してしまっている人もいることでしょう。

今日はそんな、忙しい人だからこそ1度止まって実践してほしい12のことを用意しました。

毎日全速力で走っている今だからこそ1回止まって整理してみませんか?

ポン太
確かに最近、忙し過ぎて逆に何も考えらていない状態が続いていたよ。
ジョブエモン
あるあるだね!せっかくの機会だし効率をよくするためにも、今日はゆっくり考えようか!

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2019.12.30

忙しいあなたがやるべき13のことをご紹介!

心を亡くすと書いて忙しい

まずはじめに、知っておいて欲しいことがあります。

忙しい、という文字を見てください。”心を亡くす”と書いて忙しいです。

言葉は言霊(ことだま)とも言いますから、できるだけ口出さない方がいい言葉!これだけは覚えておきましょう!

では13のことを紹介していきます。

1.本当に忙しいのかスケジュール帳に記載

何となく習慣で「忙しい」を口にする人も多いですが、まずは本当に忙しいのかを見極める必要があります。

漠然と忙しい気持ちになっているのか、時間が足りないために忙しいのか、一度仕事の納期や作業内容をスケジュール帳に記載してみましょう。

どこに時間がかかっているのか?その中の何に時間がかかっているのかを明確にするだけでも、時間への意識が高まり効率はよくなるはずです。

2.仕事の優先順位を決める

仕事を効率良くこなすことで忙しさはずいぶんと軽減されます。そのためには、以下のような順番で仕事の優先順位を決めます。

  1. 効率良くさばける仕事(得意分野)
  2. 納期が近い仕事(やらざる得ない)
  3. 納期はないが手間や日数がかかる仕事(後回しにしがち)
  4. スキマ時間でも可能な仕事(最悪残っても対処できる)

今のあなたはおそらく次々降ってくるタスクの多さがゆえに”忙しい”と感じていると思いますが、そのタスクの重さは1つ1つ違うはずです。

まずはそのタスクの重さを整理して、簡単なものからでいいので1つでも減らすことを意識をすると、意外にも並べたタスクの多さがゆえの忙しさはなくなることでしょう

ジョブエモン
ポイントはタスクの重さは平等ではなく、重いものもあるけど簡単に潰せる軽いものもあるってことだよ!軽いものを潰していくとスイスイ進んでるような感覚になって捗るよ!

3タイマーを活用する

忙しい人の時間管理はポモドーロを使うべき

この仕事は●時間で終わらせる、という予測や目標を立てたら、タイマーをセットしてみましょう。スマホのアプリを活用すると便利です。仕事を時間によって”見える化”すれば、何に手間取っているのかを洗い出したりスケジュールを組み直したりすることができます。

うんちくですが、ポモドーロテクニックという時間管理方法を紹介しておきます。

25分集中して業務をこなしたら5分休憩する。25分仕事したら5分休憩する。という時間管理術です。

そもそも人間の集中力は長く続くものではないから、25分だけに集中力を集約させて5分脳を休ませることで効率が良くなると定義されています。

ここでのポイントは25分間の間はマルチタスクで並行して物事を進めないことです。

片手間で返せる連絡等は5分の休みの間にチャチャット処理して、25分はとにかくコア業務に集中力を向けるのです。

「ポモドーロ・テクニック」という言葉を聞いたことがあるだろうか。仕事や勉強、家事などのタスクを25分間続けた後に5分の休憩を取り、そのサイクルを最大4回続けるという時間管理術のことだ。

IT業界にとどまらず、ニューヨーク・タイムズやハーバード・ビジネス・レビューなどで紹介されると、世界中を飛び回り、時間に追われるCEOなどのビジネスエグゼクティブや国際機関職員も実践するようになっていく。

情報引用元:NEWS WEEK ポモドーロ・テクニック:世界が実践する時間管理術はこうして生まれた

4.納期の1日前を強制的の納期とする(自分の中で)

仕事には納期がつきものです。

仕事で忙しいと強く感じる時は、納期が目前に迫っていることが多いのです。

「余裕を持って取り組みましょう。」と散々言われてきていると思うので発見はないかもしれませんが、ここでは自分の中だけで強制的に納期を1日前に設定することがポイントです。

”余裕を持つ”という抽象的なものではなく、1日前に納期を設定するという具体的な解決法を自分で設定しタスクに取り組みましょう。

ジョブエモン
周囲の意見は抽象的なことも多いから自分の中で言い換えて行動することを心がけるといいよ!今回で言えば納期は1日前に強制的に設定する。ってことだね!

5.習慣化した仕事の効率を高める

仕事の中には、日報やメールチェックなど習慣化している業務があります。

これらに費やす時間は1分でも短くすることが必要です。塵も積もれば山となると言いますが、忙しい状態を脱却するためにも1日5分~10分の時間短縮を積み上げましょう。

日頃の業務を思い返してみて、ダラダラとメールを眺めてチェックしているようであれば、誰からのメールを最初に読むのか、優先順位を決めてメール内容を読む習慣をつけると効率がアップします。

逆にいつも優先順位が低いタスクに関しては、そもそも必要なのか?という疑問を持つと良いです。

疑問を持つ上でいらないという結論が出せれば最高かつ、パフォーマンスは高まります。

ジョブエモン
日本人は根が勤勉だから、タスクを増やしてこなすことは基本得意な人種なんだけど、減らして楽することが下手な人種でもあるんだ。意外と大事なのは後者の部分だからね!

6.雑務を溜め過ぎない

雑務にもいろいろありますが、締め切りや対人ではない雑務を溜め過ぎないことも、忙しい日々から解放される工夫の1つです。

例えば、名刺の整理や引き出しの整理整頓、ファイルの整理、ロッカールームの片付けなど、個人的な雑務は溜め過ぎないのがポイントです。

仕事の合間に「あれをしていない、これもまだだ。」と思い浮かぶだけでも、精神的に忙しさを感じてしまいますので、スキマ時間に5分でも雑務整理に充ててみて下さい。

7.仕事の安請け合いをしない

お人よしと言われるタイプの人は、仕事を頼まれるとついつい安請け合いしてしまう傾向にあります。

例えその仕事が短時間で終わる内容だったとしても、クセづけると頻繁に頼まれるようになってしまいます。

いつの間にかキャパシティーを超えてしまうことがあるので、自分でなくても良い仕事は断る勇気を持ちましょう。

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2020.05.15

8.一日の仕事を振り返る

今日の仕事の内容を振り返ります。

ミスした点や次回にも注意したい点は、必ず手帳に文字で残しておきましょう。

マイナス要素は忙しい時ほど脳や精神を圧迫します。文字に落とすことで脳や心の疲労が取れるとともに、心に余裕がある時に読み返せば仕事の質を高めることができます。

9.明日の仕事の段取りをイメージする

忙しい時期は特にミスを起こしやすいので、明日の仕事の段取りをイメージしておきましょう。

出社一番に着手する仕事は何か、その次に着手する仕事は何かを時系列でイメージしておくと、仕事の効率化やミスを防げます。

日頃からミスをしやすい作業についても手帳を読み返すなどして、心にゆとりを持っておくと忙しい状態を回避できます。

ジョブエモン
理想は前日の帰る前にでも明日の大まかなスケジュールを立てておくことだね!

10.体調がすぐれない時は無理しない

頭が痛い、風邪を引いているなど体調がすぐれない時や気分が乗らない日は、納期のある仕事以外は無理にこなさないよう心がけましょう。

集中力に欠けた状態でダラダラ仕事をするよりは、次の日に回すほうが却って効率良く仕事が捗るものです。

ジョブエモン
根性論は解決策として論理的じゃないからね。調子が悪いときは休む。難しいことだけど結果的には遠回りしているように見えてこっちの方がいい選択だったりするよ!

11.仕事を家に持ち帰らない

仕事が忙しすぎると会社での残業だけでは足らずに、自宅に仕事を持ち帰る人もいます。

公的機関や大企業はデータ流出を避けるために、仕事の持ち帰りを禁止しているところが増えていますが、小さな会社の場合人手不足により一人の仕事量が多いこともあります。

自宅に仕事を持ち帰る習慣をつけてしまうと、家庭で寛ぐこともできず心身ともに疲労しきってしまいます。

寝るための家どころか仕事するための家になってしまい、夜や休日に休んでるはずなのに心が休まない状態が起きがちで自分の心を圧迫しまいます。

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12.物理的に時間が足りずに忙しいなら

忙し過ぎて仕事が嫌になっている人

様々な面から見て物理的に時間が足りずに忙しいということもあります。それは明らかに任されている仕事量が多いことを意味します。

あまりにも過重な労働は精神や肉体へのダメージが大きくなり、過労死などの問題を引き起こしかねません。この場合は正直に上司や人事に相談する勇気を持ちましょう。

過労死等、労働環境のことがたびたび話題になり世間の注目を浴びるようなご時世ですから、世間体等を恐れて敏感になっているような人・企業も多いです。

それでも相談にすら乗ってもらえないようなブラック企業であれば、見切りを持って環境を変えることを選択しましょう。

ジョブエモン
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2020.01.08

仕事が忙しい原因は実は自分にあることも珍しくない

ポン太
僕は仕事のスケジュール帳すら活用していなかったな。しかも、優先順位も考えずに仕事していたから、いつも時間に追われて忙しい気持ちになっていたんだね。
ジョブエモン
忙しいのはわかるけど、忙しいという日常を打開できるように仕事のやり方を工夫することが大事なんだ。いきなり定時で帰れるわけじゃないけど、15分でも早く家に帰れるようにとか小さな目標を持つといいよ!
ポン太
うん、僕も「仕事ができる男!」って言われたいからね!これからは家に仕事を持ち帰ったりしなくてもいいよう、効率を考えて仕事に取り組むよ。

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