仕事が忙しい毎日を抜け出すため実践してほしい13のこと。

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仕事が忙しい毎日が続き、イライラしてしまっている人も多いのではないでしょうか?

忙しい→イライラ→仕事が捗らない→また忙しくなる→イライラ→仕事が溜まっていく

なんて具合に、忙しくてイライラしてしまってることが裏目にでて、逆に効率を悪くしてしまってる人もいるでしょう。

今日はそんな人にこそ1度止まって実践してほしい13のことを用意しました。毎日全速力で走っている今だからこそ1回止まってみませんか?

ポン太
確かに最近、忙しくて、逆に何も考えらていない状態が続いていたよ。
ジョブエモン
あるあるだね!せっかくの機会だし今日はゆっくり考えようか!

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忙しいあなたがやるべき13のことをご紹介!

職場で意味もなく「忙しい、忙しい」を連発していませんか?「こいつ、仕事できないやつだな。」とか、「忙しいのは、あなただけじゃないですから。」などと思われているかもしれません。

忙しい、という文字を見てください。”心を亡くす”ことを現しています。言葉は言霊(ことだま)とも言いますから、できるだけ口から出さないほうが良い言葉です。

仕事に追われて忙しい、と感じなくても済むような工夫をしてみましょう!ぜひ、「忙しいあなたがやるべき13のこと」を参考に、効率良く仕事ができるようになってくださいね。

1.本当に忙しいのかスケジュール帳に記載

何となく習慣で「忙しい」を口にする人も多いですが、まずは本当に忙しいのかを見極める必要があります。漠然と忙しい気持ちになっているのか、時間が足りないために忙しいのか、一度仕事の納期や作業内容をスケジュール帳に記載してみましょう。空白が多ければ漠然とした忙しさだった、ということがわかります。

2.仕事の優先順位を決める

仕事を効率良くこなすことで忙しさはずいぶんと軽減されます。そのためには、以下のような順番で仕事の優先順位を決めます。

  1. 効率良くさばける仕事
  2. 納期が近い仕事
  3. 納期はないが手間や日数がかかる仕事
  4. スキマ時間でも可能な仕事

3.仕事の内容で時間を予測する

仕事の内容によって、かかる時間はまちまちです。忙しいのは時間そのものの使い方が悪いケースがあります。この仕事は●日、これは▲時間かかるという具合に、自分の能力を把握して時間を予測できるようになりましょう。

かかっている日数や時間を客観的に知ることで、時短や効率化が可能になってきます。スケジュール帳に書く際にも、日数や時間がどのくらいかかったか記録で残しておくと以後の参考になります。

4.タイマーを活用する

この仕事は●時間で終わらせる、という予測や目標を立てたら、タイマーをセットしてみましょう。スマホのアプリを活用すると便利です。仕事を時間によって”見える化”すれば、何に手間取っているのかを洗い出したりスケジュールを組み直したりすることができます。

5.納期の1日前をイメージしておく

仕事には納期がつきものです。仕事で忙しいと強く感じる時は、納期が目前に迫っていることが多いのです。1週間程度先であれば、納期の1日前には完成させておくと精神的に忙しさで追い込まれることがありません。1日または半日のゆとり時間を自分で作る努力をすれば、短い時間で行える仕事や雑務に使えます。

6.習慣化した仕事の効率を高める

仕事の中には、日報やメールチェックなど習慣化している業務があります。これらに費やす時間は1分でも短くすることが必要です。塵も積もれば山となると言いますが、忙しい状態を脱却するためにも1日5分~10分の時間短縮を積み上げましょう。

日頃の業務を思い返してみて、ダラダラとメールを眺めてチェックしているようであれば、誰からのメールを最初に読むのか、優先順位を決めてメール内容を読む習慣をつけると効率がアップします。

7.雑務を溜め過ぎない

雑務にもいろいろありますが、締め切りや対人ではない雑務を溜め過ぎないことも、忙しい日々から解放される工夫の1つです。例えば、名刺の整理や引き出しの整理整頓、ファイルの整理、ロッカールームの片付けなど、個人的な雑務は溜め過ぎないのがポイントです。

仕事の合間に「あれをしていない、これもまだだ。」と思い浮かぶだけでも、精神的に忙しさを感じてしまいますので、スキマ時間に5分でも雑務整理に充ててみて下さい。

8.仕事の安請け合いをしない

お人よしと言われるタイプの人は、仕事を頼まれるとついつい安請け合いしてしまう傾向にあります。例えその仕事が短時間で終わる内容だったとしても、クセづけると頻繁に頼まれるようになってしまいます。いつの間にかキャパシティーを超えてしまうことがあるので、自分でなくても良い仕事は断る勇気を持ちましょう。

9.一日の仕事を振り返る

今日の仕事の内容を振り返ります。ミスした点や次回にも注意したい点は、必ず手帳に文字で残しておきましょう。マイナス要素は忙しい時ほど脳や精神を圧迫します。文字に落とすことで脳や心の疲労が取れるとともに、心に余裕がある時に読み返せば仕事の質を高めることができます。

10.明日の仕事の段取りをイメージする

忙しい時期は特にミスを起こしやすいので、明日の仕事の段取りをイメージしておきましょう。出社一番に着手する仕事は何か、その次に着手する仕事は何かを時系列でイメージしておくと、仕事の効率化やミスを防げます。日頃からミスをしやすい作業についても手帳を読み返すなどして、心にゆとりを持っておくと忙しい状態を回避できます。

11.体調がすぐれない時は無理しない

頭が痛い、風邪を引いているなど体調がすぐれない時や気分が乗らない日は、納期のある仕事以外は無理にこなさないよう心がけましょう。集中力に欠けた状態でダラダラ仕事をするよりは、次の日に回すほうがかえって効率良く仕事がはかどるものです。

12.仕事を家に持ち帰らない

仕事が忙しすぎると会社での残業だけでは足らずに、自宅に仕事を持ち帰る人もいます。公的機関や大企業はデータ流出を避けるために、仕事の持ち帰りを禁止しているところが増えていますが、小さな会社の場合人手不足により一人の仕事量が多いこともあります。

自宅に仕事を持ち帰る習慣をつけてしまうと、家庭でくつろぐこともできず心身ともに疲労しきってしまいます。寝るための家どころか、仕事するための家になってしまいます。真面目過ぎる人は特に注意が必要です。

13.物理的に時間が足りずに忙しいなら

様々な面から見ても物理的に時間が足りずに忙しいということもあります。それは明らかに任されている仕事量が多いことを意味します。あまりにも過重な労働は精神や肉体へのダメージが大きくなり、過労死などの問題を引き起こしかねません。この場合は上司に相談し、仕事量の調整をしてもらうことが一番です。

仕事が忙しい原因は実は自分にあることも珍しくない

ポン太
僕は仕事のスケジュール帳すら活用していなかったな。しかも、優先順位も考えずに仕事していたから、いつも時間に追われて忙しい気持ちになっていたんだね。
ジョブエモン
忙しいのはわかるけど、忙しいという日常を打開できるように仕事のやり方を工夫することが大事なんだ。いきなり定時で帰れるわけじゃないけど、1時間でも早く家に帰れうようにとか小さな目標を持つといいよ!
ポン太
うん、僕も「仕事ができる男!」って言われたいからね!これからは家に仕事を持ち帰ったりしなくても良いよう、効率良く仕事をこなして自己管理をするよ。

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