会社休むことをメールで連絡する際の例文!謝りすぎは逆に怪しい!

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あなたは風邪を引いてしまって会社を休む際に、どのように連絡すれば良いか知っていますか?

社会人になると体調管理も自己管理能力として評価されるので、できれば風邪で会社を休みたくないでしょう。しかし、気をつけていても風邪になってしまった場合には、きちんと謝罪の連絡をする必要がありますね。

そこで今回は、風邪などの体調不良によって会社を休む際に押さえておくべきポイントや連絡方法について解説していきます!

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風邪を引いてしまった場合に押さえておくべきポイント

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風邪を引いたことが分かったらすぐにやったほうが良いことを、ポイントとともに解説していきます。人によっては当たり前のことかもしれませんが、会社の人もこの程度のことは当たり前のマナーとして考えています。

しっかりポイントを押さえて、次の出勤に行きづらくならないために実践しておきましょう!

連絡を後回しにしない

まず、風邪を引いたかもしれないと思ったら、すぐに会社に連絡するようにしてください。

  • もしかしたら出勤できるかもしれない
  • 上司に連絡するのが怖い

などと思って連絡を後回しにしてしまうと、かえって逆効果になってしまいます。

あなたがその日にするはずだった仕事の引き継ぎや、取引先との面会などがある場合は変更しておく必要がありますからね。

遅くても、出勤時間の1時間前までには会社に連絡しておくことがポイントです。

メールの件名は簡潔かつ一目でわかるように

会社や上司に対してメールを送る際には、必ず件名をつけておく必要があります。

普段みたいに友達同士で連絡するときは件名なんて気にしていなかったでしょうが、ビジネスマナーとしてメールに件名を入れるのは当たり前と考えられています。

そして、件名はダラダラと長文を記載するのではなく、簡潔で短く、要件がまとめておくのがポイントです。

「【勤怠連絡】体調不良により欠勤させて頂きます」のように、パッと見で欠勤の連絡だと理解できるようにしておくと親切ですね。

特に朝のメールチェックは忙しいので、無駄にストレスを与えて翌日の出勤に響かないようにしておくと良いでしょう。

5W1Hを含んだ文章構成にする

英語の授業でも習ったと思いますが、文章構成において5W1Hは基本中の基本です。

逆に言うと、5W1Hをしっかり加味した文章であれば要件を理解しやすいため、読んでいる人に意図を明確に伝えることができます。

  1. いつ(When)
  2. どこで(Where)
  3. 誰が(Who)
  4. 何を(What)
  5. なぜ(Why)
  6. どうやって(How)

を取り込んだ文章を書いて連絡することを意識しておきましょう。

このあと紹介する例文でも、当然5W1Hが取り込まれた文章なので確認してみてくださいね。

これが有ると無いとでは文章の読みやすさ、伝わりやすさに大きな違いが出てしまうので、必ず押さえておきたいポイントになります。

会社を休む際に送るメールの例文

ここからは実際に、風邪などで会社を休む場合の連絡メールについて例文を紹介していきます!

上で解説したポイントを含ませながら、便利で使えるキーワードも記載しています。

あなたが実際に風邪などで会社を休む場合には、以下の例文を変えながら文章を作成してみると良いでしょう。

件名:【勤怠連絡】体調不良により欠勤させて頂きます

おはようございます。お忙しい時間に失礼いたします。〜〜課○○です。

誠に申し訳ございませんが、昨晩から体調が悪化してしまい、本日の朝も高熱が続いているため出勤することが大変難しい状態です。

そこで本日は自宅療養させて頂きたく、会社をお休みさせていただいてもよろしいでしょうか?

本日△△の件に関しましては、□□に引き継ぎをしております。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。

何卒よろしくお願い致します。

〜〜課

(氏名)

このように、本文には必要最低限のことを記載してダラダラ長くなりすぎないようにして、謝罪の意がしっかり伝わる構成にしておくことがポイントとなります。

ただし、「申し訳ございません」「深く反省しております」などの謝罪文があまりに多すぎてもクドイ印象になってしまうので、文章の合い間合い間に入れるようにすると自然ですね。

まとめ

今回は、風邪などの体調不良によって会社を休む際に押さえておくべきポイントや連絡方法について解説しました!

風邪は誰でも引いてしまう可能性があるので仕方ありませんが、あなたが休むと会社に迷惑がかかってしまうのは事実です。

「風邪だから仕方ない」と開き直ってしまうと、その態度がメールの文章にも表れてしまい良くありません。過剰に反省しすぎるのも精神的に良くありませんが、自己管理が甘かったかなと少し反省するぐらいで構いませんよ。

そして、今回紹介した例文ような文章を心がけ、早めに謝罪の連絡をするようにしてください。

ポイントさえ押さえてきちんと連絡をしていれば、翌日からの出勤に行きづらくもならずに済みますからね。

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