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退職する際の取引先への挨拶は絶対に必要！
退職に際して、これまで取引のあった会社への挨拶は必要です。後任者の紹介や引き継ぎがある場合、退職の2～3週間程度前に挨拶するのが一般的です。
退職する際の取引先への挨拶は、ビジネス文書の挨拶文になります。多くの場合封書ではなくメールで問題ありません。メール文の一例を記載しますので参考にしてください。
件名：退職のご挨拶（株式会社△△ 名前）
株式会社○○ 営業部
◇◇◇◇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社△△を退職することになりました。
◇◇様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。後任は、同じ部署の■■が務めさせていただきます。
後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。末筆ながら、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
引用元：リクナビNEXT 【社内・社外・上司】送り先別退職時のメールのマナー
取引先への挨拶文には、退社日と後任者名、先方へのお礼の言葉を入れるのがポイントです。
また、ウィルスメールと勘違いされないように、件名に『退職のご挨拶 株式会社△△ ●●課 鈴木より』と、あなたの名前を記しておくことは取引先への配慮となります。
取引先への退職挨拶で、やってはいけないこと
取引先への退職挨拶をする場合、社会人としてこれだけはやってはいけない、という注意点があります。
退職理由は述べない(述べても場合による)
個人的にどんな事情で退職するにせよ、あくまでも会社の取引先であることを念頭に置き、会社の信用に関わる事は伏せるのが鉄則です。退職の理由は、”一身上の都合”や”円満退社”によるものとしましょう。
取引先の方に直接挨拶をした際に細かく聞かれても”家庭の事情で”などと濁すことが大切です。
コンプライアンスの厳守
退職するからといって、社内で知りえた情報を取引先にうっかり伝えてしまわないように気を付けましょう。良かれと思い取引先の担当者にお客様情報や会社の現況などを漏らすのはNGです。
自慢話など私的な内容は控える
起業による退職や条件の良い転職先が見つかっての退職だと、取引先の担当者と信頼関係があることから、つい自慢話をしたくなるかもしれません。しかし、退職挨拶では自分の話は控えましょう。
一斉配信BCCでの退職挨拶メールは控える
効率化を考えて一斉配信BCCで取引先への退職挨拶を送る人もいますが、可能な限りTO配信で取引先別にメール送信することをオススメします。
手抜き感が出てしまっては元も子もありませんし、取引先の担当者名や具体的にお世話になったことも伝えられます。
取引先への退職時の挨拶で必ずやっておいた方がいいこと
取引先への退職時の挨拶でやっておいた方が好感を持てることがあります。
のちのち別の形で取引先の方と縁があるかもしれませんので、退職時の挨拶はあなた自身の人間性が伝わるような温かさを心がけましょう。
取引先の今後へエールを送る
取引先の会社が今後益々発展を遂げるようエールを送ることは、ビジネス文書の定型文でもありますが、心がこもっているかどうかで受け取る側の印象も変わってきます。
具体的なエピソードを添える
これまでお世話になった取引先に対して、感謝の意を伝えましょう。今までの取引の場面で思い出に残った具体的なエピソードを添えると、さらに好印象をもたれます。
その際には、相手の功労のおかげであの時はこんな風に助かった、というように相手を立てる内容にしましょう。
後任者を上手に紹介する
退職までの期間に取引先を訪問できるようであれば、後任者を連れて挨拶しておきましょう。
その際には、後任者の株が上がり取引先の人が安心するような一言を添えると、好感の持てる挨拶になります。
「私が信頼している後任者の●●です。私以上に頼りになるかと思いますので、今後ともよろしくお願いいたします。」このように紹介するのが良いでしょう。
【番外編】退職の挨拶をもらった時の対応方法
これまで自分が退職する際の挨拶の仕方をお伝えしてきましたが、逆に取引先の人から退職の挨拶メールが届いたら、どのように返信すれば良いのでしょうか？
さほど深い関わりがなかった人からの退職の挨拶メールには、返信しないのが一般的です。届いたメールがBCCであれば、多くの人に退職の挨拶メールを送信しているので、あえて返信しないのもビジネスマナーの1つです。
ただし、自分とビジネス上のお付き合いがある場合や自分宛てに送られてきたものであれば、相手の気持ちを思いやるような返信メールを送りましょう。9一例を参考に、取引先の方が明るい気持ちで退職できるような内容を意識しましょう。
△△様
ご退職されると伺い、驚きました。寂しい気持ちでいっぱいです。
△△さんには入社以降、本当にお世話になりました。
一緒に仕事をさせていただいた経験は私にとって大きな財産となりました。
ご退職されることによって、会社には大きな損失ですが、
△△さんはきっと次のステージでも 輝かしい実績を残されることでしょう。最後になりますが、△△さんのご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
引用元：リクナビNEXT 【社内・社外・上司】送り先別退職時のメールのマナー
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