内定辞退をメールでする場合のポイント

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ポン太
ねぇ、ジョブエモン。ちょっと相談があるんだけど・・・。今、内定をもらっている企業があるんだけど、良く考えた結果やっぱり辞退しようと思うんだ。でも賠償とか発生したり、担当者に怒られたりしそうでなかなか言い出しにくくて・・・。このまま我慢するしかないのかなって思ってるんだよ。
ジョブエモン
賠償!?・・・ポン太くん、それはちょっと考えすぎだよ~。内定をもらった段階では賠償は発生しないから大丈夫だよ。言い出しにくくても、このまま入社してもきっと長続きしないだろうから、きちんと辞退しておいた方がいいんじゃない?
ポン太
よかった、賠償は発生しないんだね!でも電話で辞退する旨を伝えるのは、ちょっと気まずいな・・・。ジョブエモン、なにかいい方法はない?
ジョブエモン
分かったよ、ポン太くん!電話じゃなくてメールなら気まずくならないんじゃない?今回はメールで内定を辞退するときの誠意ある伝え方を伝授するとしよう。

内定後に辞退可能?誠意あるメール連絡のポイント

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企業から内定をもらったはいいものの、さまざまな理由で内定を辞退しないといけない場合も出てくるはずです。「内定をもらう=取り消しできない」という考えから、賠償などが発生するかも・・・と考えてしまう人もいるかもしれませんね。

しかし、内定を辞退することは可能ですし、よくあることなのであまり気に病む必要はありません。企業側も転職希望者が複数の企業を受けていることは知っているからです。

もし内定を辞退することになったら、きちんと理由を伝えて企業側に誠意をみせましょう。今回は内定を辞退する場合のメールの書き方についてご紹介します。

すみやかに連絡

内定は入社日までなら辞退することが可能です。しかし「入社日までならいつ断ってもいい」というわけではありません。「辞退する」と決断したのであれば、できるだけすみやかにその旨を企業に伝えましょう。

断ることが億劫でいつまでも連絡できない状態でいると、その間に企業側では入社のための準備を着々と進めてしまっていて、多大な迷惑をかけてしまうことになります。

辞退の理由をきちんと伝える

内定辞退を申し出るときに困ってしまうのが「辞退する理由をどう書くか」ということです。どうしても書きたくない場合は「一身上の理由で」「やむをえない事情で」などと濁して記入してもよいでしょう。

また内定辞退の理由を事細かに述べたり、嘘ばかりを並べたりしてしまうと、企業側に不信感を抱かれる可能性がありますので、気をつけてください。以下にメールで内定辞退を申し出る際の「内定辞退の理由について」の例文をご紹介します。

例:転職活動を行うにあたり、自身の希望職種を改めて鑑みたところ、まことに心苦しいのですが貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

このようにできるだけシンプルに述べましょう。「自身の希望職種を」の部分は「自身のやりたいことを」や「自身の適性を」など自分の状況に合ったものに変えても大丈夫です。

メール文は簡潔&お詫びと感謝の言葉を

内定辞退メールは具体的にどのように書けばいいのでしょう?以下の数点についてきちんと押さえておけば失礼のない文章を作ることができるはずです。

  • 件名は「内定辞退のご連絡」「内定辞退のお願い」など内定を辞退することが一目で分かるようにする
  • 「この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございました」と内定をいただいたことへの感謝を述べる
  • 内定を辞退したい旨とその理由を先ほどの項目でご紹介したように簡潔に述べる
  • 「採用担当の○○様をはじめ貴社の皆様には大変お世話になりました」など、これまでお世話になったことへの感謝を忘れない
  • 「このようなお返事になってしまったことを、誠に申し訳なく心よりお詫び申し上げます」と誠意をもって内定辞退を謝罪する
  • 最後にメールでの連絡になってしまったことを謝罪し、企業の発展をお祈りする旨の文章を忘れずに入れる

このほか敬語の使い方にも注意して、本文はできるだけ簡潔になるように文章を作成することを心がけるとよいでしょう。

転職活動の目標をしっかり設定しよう

ポン太
内定をもらった後でも辞退できるんだね。ちょっと安心したよ。
ジョブエモン
それはよかった!でも内定後の辞退は、引きとめられる可能性も高いんだ。
ポン太
え・・・引き止められることもあるの?ジョブエモン、もし引き止められたらどうすればいいの?
ジョブエモン
引き止められても『ここは譲れない』という意思をはっきりもって妥協せずに内定をお断りしよう。なにを言われても断固たる決意があることを示すのが大事だよ。そうはいっても担当者や企業に失礼のないようにね。きちんと誠意をもって伝えることが転職活動成功のコツさ。
ポン太
そうか!なにを言われても揺るがない気持ちが必要なんだね。僕、メールなら内定辞退をうまく伝えられそうな気がしてきたぞ!
ジョブエモン
それはよかった!でも本来は直接電話でお願いするのが一般的だから、メールでの報告になった点はきちんとお詫びするんだよ。
ポン太
分かったよジョブエモン!教えてくれてどうもありがとう。

 

 

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