選考辞退メールを書く際に気をつけたい4つの事

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ポン太
ねぇ、ジョブエモン。ちょっと聞いてほしいことがあるんだ・・・。実は今、エントリーしてる仕事があるんだけど、よく考えた末やっぱり辞退しようと思ってて。
ジョブエモン
えっ、そうなの?それなら早めに企業側に伝えないとね。ところでポン太くんは、どうやって企業側に辞退することを伝えるつもりなんだい?
ポン太
そうなんだよ、それで困っているんだ。電話するのは変なこと言いそうで怖いから、メールで辞退する旨を連絡するのは失礼になるのかな?どうやって書けばいいのかもさっぱり分からなくて…途方に暮れているんだよ。
ジョブエモン
大丈夫だよ、ポン太くん。電話じゃなくてメールでも大丈夫だよ!でも書き方にポイントがあるから、そこはしっかり押さえておこう。今回は選考辞退メールの書き方について紹介するとしよう。

選考辞退メールで抑えるべき4つの事

選考辞退メールを書く際に気をつけたい4つの事

就職活動や転職活動を行っていると、「エントリーしていたにもかかわらず選考を辞退したい」という状況に出くわすことがあるはず。選考に進むことを辞退したい場合は、企業側にしっかりとその旨を伝えなければいけません。

一昔前までは電話で断わる方法が礼儀とも言われていましたが、パソコンの普及により最近ではメールで選考辞退を申し出ることも一般的になっていきました。

気軽に送ることができるメールですが、メールで選考辞退を申し出る場合は、ビジネスマナーの基本を心がけて企業に対して失礼のないようにしましょう。今回は選考辞退メールを送る際に抑えるべき4つの事をご紹介します。

1.すぐに内容が分かる件名

企業に届くメールの件数はとても多いものです。担当者に件名から選考を辞退したい旨が伝わるように、シンプルかつスマートな件名にしましょう。

件名から内容が判断できない場合、メールを読むのを後回しにされたり、最悪開封さえしてもらえないこともあるので気をつけてください。

例:「選考途中辞退のご連絡」「選考途中辞退のお願い」「選考途中辞退のお詫び」など

この他にも、自分の名前を件名の最後に書き加える方法もあります。

例:「選考途中辞退のご連絡(○○ △△△)」○○ △△△の部分氏名を記入する

2.選考辞退の意思を伝える

選考辞退メールを送る場合、メールのなるべく前半で選考辞退の意思を示すようにします。先に結論を述べ、そのあとに理由を述べるようにしましょう。先に理由を長々と述べてしまうと、読む相手もストレスを感じてしまいます。

選考辞退する理由についてですが、具体的に述べる必要はありません。もし理由を述べたくない場合は「諸般の事情で」「一身上の理由で」など曖昧に記入しても大丈夫です。

「他社から内定が出た」という理由は、企業側に不快感を与えてしまうこともあるため、理由として述べるのは避けた方が無難でしょう。

例:大変申し訳ありませんが、諸般の事情により書類選考を辞退させていただきたくご連絡いたします。

3.担当者の行為に感謝と謝罪

これからもしかすると付き合いがあるかもしれない担当者なので、自分のために時間を割いてくれたことへの感謝や、選考に進むことを辞退する旨を申し訳なく思っているという点は忘れずに記入しましょう。角が立たないように述べることが大切です。

例:この度の選考にあたり、貴重な時間を割いていただいたに関わらず、このようなお返事になってしまって申し訳ございません。誠に勝手ではございますが、ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

4.メールでの連絡になった点を謝罪し定型句で締める

本来、選考辞退を伝える際は電話などで直接連絡をするのが礼儀です。しかしメールという間接的な方法で選考辞退を伝えていますので、このことについて最後に謝罪しましょう。

古い企業や担当者が年齢の高い方の場合、直接謝罪しないことへ怒りを覚えることもあるようです。

例:本来であれば直接お詫びしないといけないところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫びいたします。

そしてメールの最後は、ビジネスマナーでもある定型句で文章を締めましょう。

例:末筆ながら、貴社のご発展と社員の皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

選考辞退の意思があるならメールでもいいので早めの連絡を!

ポン太
そうか!選考辞退をメールで伝えるときは、きちんとマナーを守って文章を書けば失礼にならないんだね。
ジョブエモン
その通り。担当者と今後も良好な関係を保つためにも、早めの辞退連絡を心がけることが大切だよ。連絡なしに面接を欠席したりすれば、その企業との関係は最悪になってしまうから気をつけないとね。
ポン太
なんとなくエントリーしていた企業には、選考辞退を言い出しにくくて先延ばしになりそうだったけれど・・・ジョブエモンのおかげでメールをかけそうな気がしてきたよ!
ジョブエモン
そうと決めれば、意志が固いうちにメールを作成してみてはどうかな?僕もアドバイスするよ。
ポン太
分かった!今すぐメール連絡をすることにするよ!ありがとう、ジョブエモン。

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